Визи́рование — заверение документа официальным лицом путём проставления подписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может осуществляться посредством штампа или печати. Может удостоверять согласие с его содержанием или обязывать всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нём постановлениям. Визирование необходимо для устранения обезличивания в процессе управления.
Официально в письмах и служебных записках данное выражение «Визирование» писать некорректно и неправильно. Обычно выражение «Визирование» в официальной переписке заменяется на «Согласование».
Визирование документа — это согласование документа внутри организации, когда лицо-исполнитель оформляет документ листом (визой) согласования документа с указанием:
«должность» «подпись» «Инициалы, Фамилия» «дата:ДД мммм ГГГГ»
В случае необходимости указания замечаний оформляется отдельный прилагаемый лист со следующей подписью:
«должность» «подпись» «Инициалы, Фамилия» «дата:ДД мммм ГГГГ»
«Визы» размещаются на оборотной стороне последнего листа визируемого документа в нижней части, для оригинала, который остается внутри организации. Для документа, который отправляется из организации «визы» размещаются на лицевой стороне копии визируемого документа.
- 24 Мая, 2019
- Термины
- Юлия Абдулбарова
Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.
Что это такое?
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
Что такое визирование?
Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.
Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.
Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.
При этом надо помнить, что официально слово "визирование" в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин "согласование". В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако "визирование" более подходит для неофициальных бесед.
Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.
Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.
Внутреннее согласование
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Особенности оформления
Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:
- Указание должности визирующего должностного лица.
- Его личная подпись.
- Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
- Дата подписи.
Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.
Виза тут будет оформлена следующим образом:
- Надпись "Замечания прилагаются. "
- Должность.
- Личная подпись ответственного лица.
- Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
- Дата согласования документа.
Место визы
Где ставится виза? Тут два случая:
- Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
- Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.
Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.
Внешнее согласование
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:
- Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
- Научно-исследовательские организации.
- Общественные объединения.
- Органы вневедомственного и государственного контроля.
- Вышестоящие подразделения и проч.
Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:
- Протокол обсуждения проекта документации.
- Протокол согласования.
- Гриф согласования.
Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
- Согласование с определенным должностным лицом.
- Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например "Директор школы №1".
- Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
- Дата подписания документа.
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Название подтверждающего документа. Например: "Протокол собрания профессионального комитета".
- Дата составления документа.
- Номер подтверждающей документации.
То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:
Протокол собрания профессионального комитета
В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.
Виза согласования
Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.
Виза согласования характеризуется следующим:
- Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
- Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
- Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
- Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.
Гриф согласования
Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:
- Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
- Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
- Обязательно включает в себя слова "СОГЛАСОВАНО", должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после "СОГЛАСОВАНО" указывается его название, дата составления и порядковый номер.
- Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).
Ответственные лица
В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:
- Составители проекта данного документа.
- Исполнители, которым дано составленное поручение.
- Представители юридического отдела.
- Сотрудники службы делопроизводства.
- Главбух.
- При необходимости — другие заинтересованные работники организации.
Сроки согласования
Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:
- Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
- Сложность конкретной документации.
- Количество этапов согласования бумаги.
- Число задействованных в визировании должностных лиц.
Основные правила
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать "СОГЛАСОВАНО".
- В конкретных случаях вначале прописывают "Имеются замечания", "Замечания прилагаются", "Согласен с учетом замечаний". Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.
Портфолио копирайтеров на TextSale.ru — Статьи на тему "Терминология"
Похожие тематические статьи:
Статья "Подпись, роспись, виза, факсимиле… или Чем юриспруденция отличается от филологии" написана копирайтером Theophania .
XXI век не устает преподносить все новые и новые сюрпризы. Устаревают и исчезают одни термины, на их месте возникают другие. Появляются новые слова и далеко не каждый из нас может сходу определить, а тем более внятно объяснить значение того или иного неологизма. Подобная история постоянно преследует такие хорошо всем известные понятия, как подпись, роспись, факсимиле и совсем недавно примкнувшую к ним ЭЦП – электронную цифровую подпись.
Чтобы разобраться в этой непростой филологической задачке и решить, чем роспись отличается от подписи, что такое факсимиле и зачем нужна ЭЦП, нам придется призвать на помощь не только Даля с Ожеговым, но и углубиться в дебри специальной юридической терминологии.
Начнем, пожалуй, с самого простого. В словаре Ожегова слово ПОДПИСЬ обозначается как собственноручно написанная фамилия. А вот РОСПИСЬ Ожегов определяет как расписную живопись на стенах и различных предметах быта. С ним практически солидарны авторы всех других словарей. Поэтому, если вам в каком-либо учреждении предлагают поставить под тем или иным документом свою роспись, но при всем своем желании вы не считаете себя великим художником, можете смело отказываться, и будете абсолютно правы.
И даже в загсе! Несмотря на то, что при законном оформлении брачных отношений счастливые пары в загсе РАСПИСЫВАЮТСЯ, все же в самый торжественный момент молодожены и свидетели ставят в актовых документах свои ПОДПИСИ.
Теперь разберемся, чем от подписи отличается виза. В шестиязычном толковом словаре «Бизнес и право» можно узнать, что кроме разрешения на въезд в страну, визой называют пометку, которую должностное лицо оставляет на документе после ознакомления.
Таким образом, понятие ВИЗА может включать не только подпись руководителя, означающую, что этот документ был им прочитан, но и резолюцию, имеющую отношение к содержанию документа. Например, если на стол главного директора попадает заявление от вашего непосредственного начальника с просьбой повысить вам – как самому компетентному и наиболее ценному сотруднику отдела, без которого деятельность компании вообще теряет всякий смысл – вдвое зарплату, и тот недрогнувшей рукой наносит в уголке резолюцию «Главному бухгалтеру к исполнению», подкрепляя ее своей подписью, это и будет называться визой.
Во всех словарях слово ФАКСИМИЛЕ означает клише, печатку, воспроизводящую собственноручную подпись. В соответствии со ст. 160 Гражданского кодекса РФ факсимильную подпись нельзя использовать для заверки финансовых документов – платежных поручений, счетов-фактур и др. Кстати, позвольте еще одно небольшое филологическое отступление: ударение в этом слове приходится на первую букву «и» – факсИмиле!
Кажется, еще совсем недавно наш словарный запас пополнился новым термином – электронная цифровая подпись или попросту ЭЦП. Это определенное сочетание символов, образованное с помощью специального криптографического программного обеспечения. Цифровая подпись добавляется при пересылке к электронному документу, тем самым обеспечивая его достоверность и правовую значимость. Согласно российскому законодательству документ, подписанный собственноручно, и документ, заверенный электронной цифровой подписью, являются равнозначными.